OPTIMALISASI PENGELOLAAN ARSIP  PERKARA DAN TEKNIK MINUTASI DI PENGADILAN AGAMA

   Oleh: Dr. Drs. H. Supadi, M.H.[1]

A. Pendahuluan

Secara etimologi kata arsip berasal dari Bahasa Inggris “archive” yang berarti kumpulan dokumen. Secara terminologi sebagaimana tercantum dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan, dalam Pasal 1 angka 2 disebutkan: “arsip adalah suatu rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat serta diterima oleh lembaga negara dan lembaga lainnya”.

Menurut The Liang Gie, pengertian arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur, terencana, karena mempunyai nilai sesuatu kegunaan, agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Menurut Agus Sugiarto, pengertian arsip adalah kumpulan dokumen yang disimpan secara teratur, berencana, karena mempunyai suatu kegunaan, agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali.

Adapun pengertian perkara menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia berarti masalah atau persoalan.

Berdasarkan pengertian dan definisi arsip tersebut di atas dapat disimpulkan arsip perkara adalah kumpulan dokumen bisa berbentuk rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi yang disimpan secara teratur, terencana, mempunyai nilai kegunaan, yang berhubungan dengan suatu masalah agar setiap kali dibutuhkan dapat cepat ditemukan kembali.

Pada umumnya orang berpendapat bahwa bidang kearsipan termasuk kearsipan perkara merupakan suatu pekerjaan yang mudah sehingga kurang mendapat perhatian, bahkan dikerjakan oleh pegawai yang tidak mempunyai keahlian tentang kearsipan, yakni pegawai yang mendapat hukuman atau menjelang pensiun atau calon pegawai negeri sipil, bahkan ruangan yang digunakan juga tidak representative, kurang pencahayaan dan lembab, sehingga ruang arsip terkesan pengap dan berdebu. Image yang demikian tidak lain karena kurangnya perhaatian bagi sementara pejabat terhadap bidang kearsipan. Padahal bidang kearsipan merupakan suatu bidang yang tidak kalah pentingnya dibandingkan dengan bidang-bidang yang lainnya, karena kearsipan yang baik dapat dijadikan sumber ilmu, ingatan dan rujukan dikemudian hari.

Sebagai dampak dari semakin mejunya proses administrasi dan pentingnya peran kearsipan maka diperlukan petugas arsip yang professional, sehingga diperlukan pelatihan kearsipan/kearsipan perkara. Tegasnya bidang kearsipan/kearsipan perkara bukanlah tugas yang ringan sehingga memerlukan penanganan yang serius.

Administrasi kearsipan harus diselenggarakan secara professional, karena arsip/arsip perkara mempunyai nilai antara lain:

• Nilai hukum (legal value)
• Nilai administrasi (administrative value)
• Nilai keuangan (fiscal value)
• Nilai penelitian (research value)
• Nilai dokumentasi (educational value)

B.   Dasar Hukum

       1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan.

       2. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1989 Tentang Peradilan Agama,
ditegaskan bahwa sub kepaniteraan hukum mempunyai tugas yaitu mengmpulkan:

v  Mengolah dan mengkaji

v  Menyaji dan statistic perkara

v  Menyusun laporan perkara

v  Menyimpan arsip berkas perkara

v  Melakukan pengurusan administrasi pembinaan hukum agama melaksanakan hisab ru’yat

v  Tugas-tugas lain berdasarkan undang-undang.

              Pasal 101 yang menyatakan:

              ”Panitera bertanggung jawab atas pengurusan berkas perkara, dokumen, buku daftar, akta, biaya perkara, uang titipan pihak ketiga, surat-surat berharga, barang bukti dan surat-surat lain yang disimpan di kepaniteraan”.

              “Semua daftar, catatan, risalah, berita acara, serta berkas perkara tidak boleh dibawa keluardari ruang kepaniteraan kecuali atas ijin ketua pengadilan berdasarkan ketentuan undang-undang”.

3. HIR Pasal 283 menyatakan: “segala keputusan-keputusan selalu harus tinggal tersimpan dalam persimpanan surat (arsip) di pengadilan, dan tidak dapat dipindahkan kecuali dalam hal-hal dan menurut cara yang terstur dalam undang-undang.

4. Keputusan Ketua Mahkamah Agung Nomor: KMA/032/SK/IV/2006 Tentang Pemberlakuan Buku II Pedoman Pelaksanaan Tugas dan Administrasi Pengadilan.

C. Penataan Arsip Perkara

            Secara umum ada tiga jenis pola penataan arsip yaitu:

1. Alphabetical Filling yaitu: menyusun arsip didasarkan pada urutan abjad.
2. Subjectical Filling yaitu: menyusun arsip didasarkan pada subyeknya.
3. Geografical Filling yaitu: menyusun arsip didasarkan pada tempat asal.

                        Berdasarkan Keputusan Ketua Mahkamah Agung Republik Indonesia Nomor: KMA/001/SK/1/1991, jenis penataan arsip berkas perkara dapat digolongkan pada jenis subjectical filling dan sekaligus berdasarkan number filling yaitu berdasarkan nomor perkara, dimana penyusunan arsip berkas perkara digolongkan pada jenis perkara yaitu: perkara gugatan, perkara permohonan dan berkas permohonan pertolongan pembagian harta peninggalan diluar sengketa.

       Berkas perkara terdiri dari:

1. Berkas perkara aktif yaitu berkas perkara yang masih berjalan;

           Berkas perkara yang masih berjalan adalah merupakan berkas perkara yang sudah diputus oleh Pengadilan Agama. Namun berkas ini belum dapat digolongkan sebagai arsip berkas perkara, karena masih terdapat penyelesaian administrative perkara yang belum selesai, yakni perkara yang diajukan permohonan, banding atau kasasi atau peninjauan kembali. Demikian halnya perkara celai talak, sepanjang belum dilakukan sidang penyaksian ikrar talak, berkas perkara ini masih merupakan berkas perkara yang masih berjalan. Berkas perkara yang masih berjalan disimpan oleh meja pertama sesuai dengan jenis perkaranya, untuk perkara gugatan oleh Panitera Muda Gugatan dan untuk perkara permohonan oleh Panitera Muda Permohonan.

1. Berkas perkara inaktif, yaitu berkas perkara yang sudah final atau sudah selesai.

           Berkas perkara yang telah mendapat penyelesaian secara tuntas, diserahkan dan disimpan oleh panitera muda hukum. Demikian juga halnya terhadap berkas berkara yang sudah berkekuatan hukum tetap (BHT) tetapi belum minta penyelesaian (eksekusi) harus diserahkan kepada Panitera Muda Hukum sebagai arsip berkas perkara. Apabila ternyata dikemudian hari yang bersangkutan minta eksekusi, maka meja pertama meminta berkas perkara tersebut pada Panitera Muda Hukum.

D. Tahapan-tahapan Dalam Penataan Arsip Perkara

       Tahap Pertama

1. Memisahkan arsip berkas perkara yang masih berjalan dan arsip berkas perkara yang sudah final;
2. Berkas perkara yang masih berjalan, dikelola oleh Kepaniteraan Gugatan/Permohonan ;
3. Penataan arsip berkas perkara dimasukkan dalam box dengan diberi catatan:

ü  Nomor Urut Box;

ü  Tahun Perkara;

ü  Jenis perkara (gugatan/permohonan)

ü  Nomor urut perkara;

       Tahap Kedua

Kepaniteraan hukum menyempurnakan penataan arsip berkas perkara tersebut, dengan cara:

1. Membuat daftar isi yang ditempel pada box;
2. Dilanjutkan dengan memisahkan-misahkan berkas tersebut menurut klasifikasi perkaranya;
3. Box ditempatkan di Rak atau Lemari dan diusahakan ditempatkan dalam ruangan khusus untuk menjamin keamanannya;
4. Setiap Rak atau Lemari dibuat Daftar Isi Rak (DIR) atau Daftar Isi Lemari (DIL);
5. Arsip yang telah tertata rapi tersebut dapat digunakan oleh Hakim, Jaksa, Polisi, Dosen, Mahasiswa, Peneliti, atau Masyarakat Umum yang memerlukan, oleh karena itu harus disediakan tempat khusus untuk membaca dan diawasi dalam pelaksanaannya.

Tahap Ketiga

Tahap ini merupakan tahap penghapusan arsip yang sudah sampai masanya untuk dihapus. Oleh karena itu perlu dilakukan hal-hal sebagai berikut:

1. Memisahkan arsip berkas yang sudah mencapai masa untuk dihapus (30 tahun);
2. Menyimpan arsip berkas perkara yang memiliki nilai sejarah untuk dimasukkan dalam box untuk disimpan dalam Rak atau Lemari tersendiri, misalnya:

ü  Masih tulisan tangan

ü  Dalam Bahasa Belanda

ü  Dalam Bahasa Daerah

ü  Berkas yang mengadili suatu perkara khusus dan mempunyai dampak luas baik regional maupun nasional;

1. Menghapus arsip berkas perkara yang telah memenuhi syarat penghapusan dengan membuat berita acara yang ditandatangani oleh Panitera dan Ketua Pengadilan Agama;
2. Melaporkan penghapusan arsip tersebut kepada Mahkamah Agung Republik Indonesia, dengan dilampiri berita acara penghapusan;
3. Penyimpanan dalam bentuk lain atau alih media.

E. Perlengkapan Dalam Penataan Arsip

Ada beberapa perlengkapan dalam penataan arsip, yaitu:

1. Buku kontrol untuk tiap jenis perkara (perkara gugatan atau gugatan sederhana atau permohonan), yang berisi kolom-kolom:
   1. Nomor urut;
   2. Nomor perkara;
   3. Jenis perkara;
   4. Tanggal daftar;
   5. Tanggal putus;
   6. Tanggal masuk arsip;
   7. Keterangan;

Contoh buku kontrol:

No	Nomor Perkara	Jenis Perkara	Tanggal Daftar	Tanggal Putus	Tgl Masuk Arsip	Ket.
1.	1/Pdt.G/2022 PA.Smd	Gugatan	2-1-2022	30-1-2022	1-2-2022	Lemari 1, Rak 1, Box 1

1. Rak Arsip atau Lemari arsip.
2. Daftar Isi Rak atau Daftar Isi Lemari.

Teknik Minutasi Berkas Perkara

1. Minutasi berkas perkara harus selesai selambat-lambatnya 14 (empat belas) hari sejak putusan diucapkan. Untuk penilaian SIPP Badilag jika one day minut maka nilainya = 5;
2. Majelis Hakim bertanggung jawab atas penyelesaian minutasi berkas perkara yang pelaksanaannya dibantu oleh Panitera pengganti.
3. Berkas disusun secara berangsur dan kronologis;
4. Berkas perkara yang telag diminutasi untuk selanjutnya diberi sampul, dijahit dan disegel;
5. Selanjutnya berkas tersebut diparaf dan diberi tanggal oleh Ketua Majelis disebelah kanan bagian atas;

---------------terima kasih-------------

 

---

[1] Disampaikan pada Acara “Bimbingan Teknis Kearsipan dan Perpustakaan Wilayah Pengadilan Tinggi Agama Samarinda di Tanjung Redep, tanggal 9 s/d 10 November 2022”.